FONCTIONNEMENT

L’externalisation ou outsourcing désigne le transfert de tout ou partie d’une fonction d’une organisation vers un partenaire externe. Elle consiste très souvent en la sous-traitance des activités jugées non  stratégiques ou productives pour une entreprise telles que:

La comptabilité, les ressources humaines, le standard téléphonique, le secrétariat, la facturation, la saisie/traitement de données & la paie.

En fonction de votre besoin il est possible d’intervenir rapidement sous 24H en nous faisant parvenir votre demande. Les équipements informatiques, matériels et logiciels mis à votre disposition permettent à la fois une grande réactivité et souplesse. 

Alphassistance s’engage selon sa déontologie, aussi en cas d’absence programmée ou inopinée, vous serez averti dans les plus brefs délais et ainsi il pourra vous être proposé une alternative pour la continuité de nos services.

C’est selon vos souhaits. il existe plusieurs alternatives possibles, telles que le déplacement dans votre entreprise, le travail à distance, vous vous déplacez dans nos bureaux & un mix des 3.

Un devis est l’évaluation de vos besoins, dans la mesure où il n’engage pas de frais directs investis pour la prestation, vous êtes libres de moduler vos prestations voire de les réduire ou les annuler sans aucun frais.

Tout simplement en avertissant votre assistante sous 48h avant la prestation et sans aucun frais. 

QUESTIONS TECHNIQUES

L’investissement dans un logiciel de gestion commerciale nécessite, au préalable, d’identifier précisément, d’une part les besoins de l’entreprise et, d’autre part, son budget.

Modalités de tenue de la comptabilité de l’entreprise

Il est important d’étudier les interactions et liaisons possible entre le logiciel de gestion commerciale et le logiciel de comptabilité(de l’entreprise ou celui de l’expert-comptable). Leur compatibilité doit être étudiée. Les logiciels de gestion commerciale les plus performants proposent notamment un déversement automatique des données dans le logiciel de comptabilité (intégration automatique ou intégration à l’aide d’un export de fichier des factures de ventes et d’achats).

Ergonomie et simplicité d’utilisation du logiciel gestion commerciale

Un logiciel de gestion commerciale ne sera pris en main efficacement que s’il est simple d’utilisation et épuré. La navigation doit être intuitive et la saisie éventuellement guidée. Il est appréciable que les opérations récurrentes soient automatisées.

Critères de personnalisation

Il est important de veiller à ce que les documents commerciaux générés par le logiciel de gestion commerciale puissent être personnalisés avec les éléments propres à l’entreprise (logo, mentions obligatoires, etc.). En effet, ces documents constituent également un support de communication pour l’entreprise et ils doivent respecter certaines mentions obligatoires.

Accès à une hot-line

Il est généralement recommandé de vérifier qu’une hot-line (assistance téléphonique) soit dédiée aux utilisateurs du logiciel de gestion commerciale et de s’assurer que celle-ci soit réactive. Une formation pourra être proposée par l’éditeur du logiciel (attention, elle est généralement payante, en plus de la licence d’utilisation).

Contraintes techniques et budgétaires

Il convient de déterminer notamment : le nombre d’utilisateurs prévus, le matériel utilisé (installation en monoposte, sur un réseau ou recours au mode SaaS), le volume de données à traiter et les fonctionnalités précises attendues.

Les plus petites structures qui assument en interne les tâches comptables et administratives auront, la plupart du temps, recours à un logiciel de facturation couplé à un logiciel de comptabilité (généralement, les achats et les stocks y sont gérés de manière moins automatisée  que dans les grandes structures ; ne serait-ce que par contrainte de budget).

A l’inverse, les structures plus importantes préféreront utiliser un logiciel de gestion commerciale compatible avec leur logiciel de comptabilité ; solution forcément plus complète mais plus onéreuse.

Mises à jour du logiciel de gestion commerciale

Enfin, il est important de se renseigner sur la périodicité des mises à jour. Tout éditeur doit effectuer une veille légale et mettre à jour en conséquence ses logiciels en fonction des évolutions de la législation (et notamment, par exemple, de tout changement en matière de mentions obligatoires sur les factures).

Période d’essai gratuite

Pour vérifier que le logiciel de gestion commerciale corresponde au mieux aux besoins de l’entreprise, rien de mieux que de le tester gratuitement. Certains éditeurs proposent des périodes d’essais de leurs logiciels (ces derniers pouvant subir quelques restrictions en termes de fonctionnalités étant donné qu’il s’agit d’une version d’essai gratuite).

Protection des données en ligne

Lorsqu’il est fait recours à une solution en ligne, il convient de s’assurer que les données soient stockées sur un espace sécurisée.

Le Software as a Service (SaaS) en français est un logiciel utilisé pour parler d’une application nativement conçue pour le web. Concrètement, il n’y a plus de logiciel à installer, on y accède directement par son navigateur Internet. Ainsi avec un login, un mot de passe et un terminal connecté à Internet on utilise le service de la même façon que sa messagerie Gmail ou son réseau Facebook…
Le Cloud ou Cloud Computing qui est un terme très employé actuellement englobe le SaaS mais comprend aussi l’Infrastructure as a service (IaaS), et la Platform as a service (PaaS). Parmi ces différentes formes du Cloud, le SaaS est celle qui progresse le plus au sein des entreprises ces dernières années.

Grâce à un logiciel SaaS, les entreprises n’ont plus besoin d’installer et de lancer des applications sur leurs propres ordinateurs ou sur leurs Data Centers. Le coût d’acquisition de matériel est ainsi éliminé, au même titre que les coûts d’approvisionnement et de maintenance, de licence de logiciel, d’installation et de support. On compte également plusieurs autres avantages.

Au lieu d’investir dans un logiciel à installer, et dans un équipement permettant de le prendre en charge, les utilisateurs souscrivent à une offre SaaS. En général, l’offre se présente sous la forme d’un abonnement mensuel dont le tarif est proportionnel à l’utilisation. Grâce à cette flexibilité, les entreprises peuvent organiser leur budget avec plus de précision et de facilité. De plus, il est possible de résilier l’abonnement à tout moment pour couper court aux dépenses.

Un autre avantage est la haute scalabilité. En fonction de ses besoins, l’utilisateur peut accéder à plus ou moins de services et à des fonctionnalités à la demande. Le Logiciel en tant que Service est donc adapté aux besoins propres à chaque business.

De même, plutôt que de devoir acheter régulièrement de nouveaux logiciels, les utilisateurs peuvent compter sur le fournisseur SaaS pour effectuer des mises à jour automatiquement et gérer l’ajout de patchs correctifs. L’entreprise a donc moins besoin d’une équipe d’informaticiens internes.

Enfin, étant donné que les applications SaaS sont délivrées via internet, les utilisateurs peuvent y accéder depuis n’importe quel appareil connecté et n’importe quelle position géographique. L’accessibilité est l’un des grands points forts de ce modèle.

Par ailleurs, une application SaaS peut être utilisée par des milliers, voire des millions d’utilisateurs finaux simultanément puisqu’elle est stockée sur le Cloud.

Le SaaS présente des inconvénients potentiels. Les entreprises doivent compter sur des vendeurs externes pour fournir des logiciels, maintenir ces logiciels, proposer une facturation détaillée et garantir un environnement sécurisé pour les données de l’entreprise. En cas d’interruption du service, de changements de l’offre, de faille de sécurité ou tout problème, les conséquences pour le client peuvent être dramatiques. Pour éviter de tels désagréments, il est nécessaire pour les entreprises d’analyser soigneusement les conditions du service proposé par le fournisseur. Cependant il est à noter que les prestataires de ces logiciels sont tenus par la loi de conserver vos données durant un certain nombre d’années, ceci dans le cas de contrôle fiscal. Il sera toutefois préférable d’importer vos données sur votre ordinateur avant résiliation.